DMS-Anbieter – Künftig mehr Chancen bei Erstanwendern?

DMS-Anbieter – Künftig mehr Chancen bei Erstanwendern?

17. Juni 2016 News

Der DMS-Markt in Deutschland wird voraussichtlich – wie in den letzten Jahren – weiter wachsen. Allerdings wohl eher über das Geschäft mit ʺErstanwendernʺ. Darauf deuten die Ergebnisse einer von ama im Zeitraum April/Mai 2016 durchgeführten Trendumfrage, an der sich insgesamt 309 IT-Verantwortliche in Unternehmen und öffentlich-rechtlichen Institutionen beteiligten.


Vier von zehn Unternehmen/Behörden ohne DMS-Lösung planen Ersteinsatz

Klar erkennbar ist, dass Anwenderunternehmen und Behörden eine einmal installierte DMS-Lösung mehrheitlich (54,4 %) länger als fünf Jahre nutzen. Ebenso wurde in der vorgenannten Trendumfrage deutlich, dass auf absehbare Zeit nur eine kleine Minderheit (18,6 %) beabsichtigt, ihre DMS-Lösung auszubauen oder zu modernisieren.

Im Unterschied dazu sind die Geschäftschancen für DMS-Anbieter im Segment ʺpotenzielle Erstanwenderʺ deutlich größer. Gemeint sind Unternehmen und Behörden, die bisher noch kein Dokumenten-Management-System einsetzen. Von allen Befragten gaben immerhin 38,2 % an, noch keine DMS-Lösung im Einsatz zu haben. Hinzu kommt, dass aus dieser Gruppe knapp jeder dritte IT-Verantwortliche (27,1 %) davon ausgeht, genau dies in den nächsten ein bis zwei Jahren nachzuholen. Weitere 12,9 Prozent dieser Gruppe planen ebenfalls eine Erstinstallation, jedoch ist der Zeitpunkt hierfür noch offen.

Insgesamt dürften demnach rund 40 Prozent der Unternehmen in der Kategorie ʺpotenzielle Erstanwenderʺ offen sein für entsprechende Produkt-Angebote der DMS-Anbieter. Denn Anwenderunternehmen stehen heute in der Regel in einem deutlich härteren Konkurrenzkampf als noch vor einigen Jahren. Eingespielte Abläufe und Arbeitsverfahren müssen permanent auf Effizienz und Produktivität getrimmt werden, um die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. DMS-Lösungen sind hierfür ein prüfenswerter Ansatzpunkt. Insofern lohnt sich ein Blick auf die Anwender-Präferenzen.


Argumente für die Überzeugungsarbeit

Auf welche Aspekte die IT-Verantwortlichen in Unternehmen und Behörden besonders achten, wenn es um die Neu-Einführung einer DMS-Lösung geht, hinterfragte ama im Rahmen der vorgenannten Trendumfrage. Berücksichtigt wurden hierbei nur die Antworten von Teilnehmern, die dieses Vorhaben in nächster Zeit umsetzen wollen.

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Die Auswertung zeigt, dass die Aspekte ʺeffektive Unterstützungʺ von Arbeitsabläufen beziehungsweise Arbeitsplätzen sowie generell der Aspekt ʺKosteneinsparungenʺ hohe Priorität haben (siehe Grafik). Diese Erwartungen lassen sich mit modernen Systemen, die in der Lage sind ganze Geschäftsprozesse in elektronischen Akten abzubilden, durchaus erfüllen.

Das die Mehrheit der Erstanwender die Möglichkeiten ihrer DMS-Lösungen vollumfänglich ausschöpfen, etwa zur Prozessoptimierung, ist allerdings nicht zu erwarten. Eine 2014 von ama durchgeführte Umfrage unter 144 ITK-Verantwortlichen zum Nutzungsumfang der im eigenen Unternehmen installierten DMS-Lösung zeigte, dass nur 38,9 Prozent neben den Kernfunktionen auch die Möglichkeiten der Prozessintegration nutzten. Immerhin 59,7 Prozent wollten dies in den nächsten Jahren realisieren.

Der Trend zur einer verstärkten Ausrichtung der Unternehmen auf den Kunden könnte die Umsetzung der seinerzeit geplanten Vorhaben möglicherweise beschleunigen. Schließlich können Kundenanfragen auf der Basis einer funktionierenden DMS-Lösungen in der Regel schneller entschieden und beantwortet werden.


Bedarfsgerechte Angebote schneidern

Was die Teilnehmer-Antworten der Trendumfrage 2016 ebenfalls zeigen: Im Auswahlprozess spielt die ʺEinhaltung von Rechtsnormenʺ eine zentrale Rolle. Immerhin steht „Compliance-Sicherung“ bei der Einführung eines DMS an dritter Stelle (siehe Grafik).

Hohe Priorität hat offenbar auch die ʺDatensicherheitʺ. Dieser Aspekt steht in der Rangfolge der Antwortoptionen an vierter Stelle – noch vor der Option, ein DMS für eine ʺweiterführende Prozessoptimierungʺ zu nutzen. Während mobile Daten-Zugriffsmöglichkeiten via Web, SmartPhones oder Tablet-PCs derzeit als Auswahlkriterium offensichtlich eher weniger relevant sind. Eine ama-Trendumfrage unter IT-Verantwortlichen in 2014 zeigte ein ähnliches Ergebnis: Lediglich 14,3 Prozent der befragten Institutionen ermöglichten ihren Beschäftigten seinerzeit einen mobilen Zugriff auf die im DMS verfügbaren Dokumente.


Gute Chancen im Segment Behörden und im Mittelstand

Der deutsche DMS-Anbietermarkt ist wettbewerbsintensiv und breit gefächert: vom international agierenden Standardsoftware-Anbieter bis hin zum kleineren Softwarehaus. Entsprechend hoch ist die Zahl der Anbieter, die vergleichsweise wenige Kundenstandorte betreuen. So erreichen laut einer von ama im Frühjahr 2016 durchgeführten Standortanalyse lediglich zehn DMS-Anbieter Anteile von über zwei Prozent. Auf diese Anbietergruppe entfallen 1.506 der insgesamt 2.248 von ama identifizierten Standorte mit DMS-Lösungen.

Anbieter, die unterhalb dieser Schwelle liegen, fasst ama in der Gruppe „Sonstige“ zusammen. Wobei die Anzahl Lizenzen oder der Umsatz bei der Anteilsberechnung nicht betrachtet werden. Ein Blick auf die Gruppe „sonstige Anbieter“ zeigt, dass diese offenbar insbesondere im Mittelstand und im Segment öffentlich rechtliche Organisationen gute Chancen haben. Knapp vierzig Prozent (39,4 %) der vom ama Research-Team identifizierten „kleineren“ Unternehmens-Standorte (50 bis 199 Beschäftigte) mit DMS-Installationen werden von dieser Anbietergruppe betreut. Zum Vergleich: Im Segment „größere“ Unternehmen, mit mehr als 200 Beschäftigten, beträgt der Anteil 33,4 Prozent. Im Non-Profit-Bereich ist der Anteil mit 51,8 Prozent im Vergleich zum Segment Mittelstand nochmals deutlich höher.


Fazit

Aus Sicht eines DMS-Herstellers dürfte es sich lohnen, die vertrieblichen Aktivitäten auf die Gruppe der Anwenderunternehmen und Behörden zu konzentrieren, die den Ersteinsatz einer derartigen Lösung für die nahe Zukunft konkret planen oder dieses zumindest prüfen. Ebenso dürfte sich eine ausgeprägte Kundenzentrierung für die Anbieter von DMS-Lösungen auszahlen. Schließlich ist das Thema Dokumenten-Management stark prozesslastig. Je nach Installationsumfeld kann ein Anbieter mit tiefgreifendem Prozess-/Branchen-Wissen maßgeschneiderte Lösungen anbieten.



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