Moderne DMS-Lösungen versprechen hohe Performance-Gewinne. Bereits mit der Kernfunktion “Dokumenten-Management” lässt sich der Anteil unproduktiver manueller Tätigkeiten auf ein Minimum reduzieren. DMS leisten auch bei der Compliance-Sicherung wertvolle Hilfe. Mit zusätzlichen Funktionen ausgestattet, sorgen DMS für weitere Effizienzgewinne. Beispielsweise in der Multi-Channel-Kommunikation, bei der Workflow-Unterstützung oder im Bereich E-Mail- und Output-Management.
Haben sich DMS-Lösungen in der Praxis bewährt? In welchem Umfang werden sie genutzt?
Wie ama in einer im Frühjahr 2018 durchgeführten Trendumfrage herausfand, nutzen nur rund 7 von10 IT-Standorten in Deutschland das Potenzial eines IT-gestützten Dokumenten-Managements. Dies überrascht, angesichts der zu erwartenden Einspar-Effekte. Allerdings zeigt ein Vergleich mit einer 2016 durchgeführten Umfrage, dass IT-Entscheider gegenüber DMS-Anwendungen inzwischen aufgeschlossener sind: So ist der Anteil der Befragten, die sich als “Nicht-DMS-Anwender” einstuften, in den letzten beiden Jahren deutlich gesunken: von 38,2 Prozent auf derzeit 30,4 Prozent. Gleichzeitig stieg der Anteil der IT-Standorte, die in den nächsten Jahren in ein DMS investieren möchten, leicht von 40,0 Prozent auf 43,5 Prozent. An der jüngsten Befragung zu diesem Thema nahmen 158 IT-Standorte, mit jeweils mindestens 100 Beschäftigten, teil.
Allerdings zeigen Unternehmen und Behörden, die derzeit noch kein DMS einsetzen, ein weiterhin hohes Beharrungsvermögen: Mehr als die Hälfte (56,5 %) der Entscheider in dieser Gruppe beabsichtigt auch in absehbarer Zeit kein Investment in solche Systeme. Ein – sicherlich auch aus Anbietersicht – interessanter Aspekt ist, dass die aktuell eingesetzten DMS-Lösungen an rund jedem zweiten Standort bereits älter als fünf Jahre sind (zwischen 6 und 10 Jahren sind 27,6 %, älter als 10 Jahre sind 21,4 % der DMS-Lösungen).
Rund jeder zweite Standort setzt auf eine bereichsübergreifende DMS-Nutzung
Zusammengefasst ein bemerkenswertes Ergebnis. Insbesondere vor dem Hintergrund, dass Kunden heute deutlich höhere Erwartungen an die Reaktionsfähigkeit der Unternehmen und Behörden haben, als noch vor zwei Jahren. Ebenso müssen Unternehmen ihre Kosten, Service-Qualität und Compliance im Griff haben, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Mit Geschäftsprozessen ohne ein eingebundenes DMS dürfte dies schwerfallen. Schließlich stellt der Anteil unproduktiver Tätigkeiten, für das manuelle Handling von Papier-Dokumenten, wie Ablage, Transport oder Suche in Archiven, selbst in kleineren Betrieben einen kaum zu unterschätzenden Kostenfaktor dar. Darüber hinaus birgt ein überwiegend manuelles Handling die Gefahr von Qualitätsverlusten oder Wartezeiten, die zulasten der Kundenzufriedenheit gehen.
Dennoch verzichten weiterhin erstaunlich viele Unternehmen und Behörden auf die insbesondere mit einem bereichsübergreifenden Einsatz verbundenen Möglichkeiten zur Prozessoptimierung. So stellt nur rund jeder zweite befragte Unternehmens- und Behördenstandort (51,5 %) die Funktionalität der installierten DMS-Lösung unternehmens- bzw. konzernweit zur Verfügung. Rund 3,9 Prozent binden darüber hinaus auch externe Partner mit ein.
Das ama-Research-Team hinterfragte ebenso, in welchem Umfang Unternehmen und Behörden ihre DMS-Lösungen mit anderen Systemen koppeln, um die Prozess-Unterstützung zu verbessern. Die von den Teilnehmern am häufigsten genannte Antwortoption ist die Anbindung an ein “Workflow-/BPM-System”. Hierauf entfielen 30,0 % der Nennungen. Die zweithäufigste Option ist die Kopplung mit “Groupware-/Collaboration-Lösungen” (26,7 %). Mit deutlichem Abstand folgen die Antwortoption “Keine Kopplung” (17,8 %), sowie die Option, “Kopplung mit einem eigenständigen CRM-System”
(16,7 %).
Kaum Nachfrage nach DMS mit Social-Media-Funktionalität
Welche Entwicklung die IT-Entscheider im Zusammenhang mit DMS-Lösungen erwarten, zeigt die nachstehende Grafik. Trotz zunehmender Nutzung der Social-Media-Kommunikation im BtoB-Bereich erwarten nur wenige Befragungsteilnehmer eine engere Verbindung von DMS und Social-Media-Anwendungen. Gleichzeitig gehen die Befragten von einer deutlich steigenden Nachfrage nach DMS-Lösungen, die Funktionalitäten zur Compliance-Sicherung bieten.
Ebenfalls hoch ist auch der Anteil der Befragten, die von einer starken Nachfrage nach DMS-Cloud-Lösungen ausgehen. Dies überrascht angesichts der 2016 vom ama-Research-Team ermittelten deutlichen Zurückhaltung (<1,0 %) gegenüber Cloud-basierten DMS-Lösungen.
