How ama-SalesView simplifies the GDPR-compliant approach to the ICT market

How ama-SalesView simplifies the GDPR-compliant approach to the ICT market

9. Mai 2018 DSGVO, Salesview

Companies still have the opportunity until May 25, 2018. This date signals the end of the two-year transitional period granted by EU lawmakers for implementing the new General Data Protection Regulation (GDPR). In practice, however, many companies are still a long way from applying this complex set of rules. For most companies, implementing all the provisions of the GDPR requires a considerable amount of effort. After all, not only do they have to design their data processing procedures in a manner compliant with the data protection regulations, they also have to document them accordingly.

There is also a great deal of uncertainty about how exactly the regulations should be interpreted in practice to ensure you remain on the safe side. This is because thus far, the case law that would bring clarity to certain issues is lacking. This uncertainty means that legal departments at larger companies in particular are being advised to err on the side of caution when it comes to processing personal data for sales and marketing purposes. This often still places the procurement of company and address data from external sources in a critical light, although purchasing data from external sources and using it does not present a problem in and of itself. If sales managers were to follow this advice, they would basically have to postpone or at least restrict all activities aimed at actively cultivating their markets. Since there are alternatives, this approach is neither useful nor necessary.

How to remain on the safe side with external databases

An option worth investigating in this regard is ama Sales View. This web-based sales tool developed by ama provides all companies whose legal departments are highly critical and want to circumnavigate restrictions in sales and marketing with a legally compliant source of marketing information. The information breadth and functions of ama SalesView are tailored to the specific needs of the ICT sector.

The central feature of this tool allows sales staff to obtain the information they require to work over the web directly from the ama database, which is constantly updated or enriched using information gleaned from interviews. This reduces the time needed to perform time-consuming research to a minimum. It also provides sales departments with new sales impulses, for instance by supplying information on license agreements that are due to expire or plans for up-and-coming projects. The CRM functions integrated into the tool, such as alerts, monitoring and resubmissions, make sure that sales opportunities are never overlooked.

ama SalesView guarantees that companies that need and purchase ad-hoc company information to conduct sales or marketing campaigns always remain on the safe side. This is because it ensures that data is used in a GDPR-compliant manner. The reason for this is that although you get full access to 41,000 company profiles when you use ama SalesView for the first time, you do not initially have the opportunity to link these profiles to the personal data available, e.g. contact persons. Thanks to its clear and hence easy-to-use UI, you can integrate ama SalesView into your sales processes quickly and use it effectively.

Despite the GDPR, your sales and marketing departments can still take action

Your sales and marketing departments remain fully operational even without access to explicit contact data. This is because the company profiles that can be directly retrieved from the ama database and the information contained in them allow detailed market analyses and focussed target group searches to be performed. This means that companies or company profiles that match your defined target group criteria can be analysed and evaluated right down to the last detail without having to worry about data protection. The personal data associated with a company profile, such as name, function and contact details for contact persons, can only be unlocked when actual contact takes place. And the duty to inform in compliance with the GDPR only comes into force at that moment. This means that companies only need to inform the contact person that the company is processing their personal data after actual contact has been made.

How ama SalesView works in practice

ama SalesView provides you with deep insights into the groups you wish to target. Some 41,000 company locations are available so that Key Account Management can prepare sales campaigns or make individual calls. Selections can be made by postal code, sector, company size and ICT-specific characteristics. Selection by project is also possible. Once the companies you consider to be generally suitable to a campaign have been located, you can perform detailed analyses to find the especially attractive target customers. Information about the potential customer’s existing corporate networks or the IT applications/solutions the prospect currently uses suits this purpose.

In the next phase, the contact persons are examined more closely by identifying the most relevant person in the purchasing department from a sales perspective. Only their functions can be seen at first, however. Specific contact persons can only be displayed and exported (and that individually!) once a company profile has been activated. Using ama SalesView in this way contributes to data economy in terms of the GDPR, because only the personal data (names) that are really needed is “processed”.

 

Screenshot of ama SalesView: Unlocking contact persons

 

Active support in complying with the rights of data subjects

ama SalesView also simplifies technical implementation: for instance, if phone contact is made with a pre-selected contact person, clicking on the “Mandatory Information” button suffices for compliance purposes. This results in the system generating a PDF containing all the mandatory information in compliance with the GDPR while at the same time documenting it in the data record. The PDF is then sent to the contact person by e-mail or post. This allows companies to comply with their obligation to provide information in accordance with Art. 13 GDPR. Alternatively, the requisite information can also be included directly in the mailshots for selected contacts to be sent out as part of a campaign.

Likewise, ama SalesView actively supports the obligation to provide information according to Art. 15 GDPR. If a business partner wants information from your company about the data stored on him or her, all you need to do is click on the “Provide Information” button. Another PDF is then generated which contains all the personal data stored and mandatory information in a clear format and which can then be forwarded immediately. It goes without saying that the system documents this process as well.

Moreover, in the event that a potential customer makes use of the option available to him to submit a “right to object” or “right to erasure” under Art. 21 GDPR, the contact person is flagged in the record in ama SalesView as “locked” and this information is documented at the same time. This excludes the respective prospect from all future campaigns or marketing measures (locked).

Conclusion

ama SalesView allows companies that need address data from external sources to place all their downstream marketing and sales activities on a secure legal footing. In addition to being certain of fully complying with the requirements of the GDPR, ama SalesView also provides sales departments with a significant information advantage over competitors.

Range of information provided by ama SalesView

The range of information that ama SalesView provides is enormous:

Sales teams have access to 41,000 companies and 250,000 contact persons as well as their various roles and functions, including access to approximately 1.1 million items of product information on deployed and scheduled ICT solutions. On average, each company profile contains 5-6 contact persons from IT, management, marketing, sales, production, finance and other departments. The profiles for larger companies can even contain as many as 20 contacts.

Key points relevant to the GDPR at a glance:

  • (Article 5 (1c) GDPR) – data minimisation: personal data is only to be processed very sparingly. Activation of contact persons only takes place when it is actually needed.
  • (Article 6 (1f) GDPR) – Data processing is permissible, because one can appeal to the legitimate interests of the person. Advertising undertaken by a company and the data processing associated with it are fundamentally legitimate concerns and do not exceed the protection interests of those affected if the interests are balanced (Recitals 47). This applies in principle to ama products and services regardless of the method of delivery over different channels (online/offline)
  • (Articles 12 to 14 GDPR) – In individual cases, the obligation to provide information is met in a specific and direct manner by directly informing the (pre-activated) contact person that his data is being processed during the process of contacting him.
ama im Blick
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Allgemeine Geschäftsbedingungen
für Lizenzvertrag amaweb

Vertragsschluss
Der Vertrag mit dem Kunden kommt erst mit Erstellung der Auftragsbestätigung bzw. mit Ausführung des Auftrages zu Stande.
 
Zahlungsmodalitäten
Gültig sind die genannten Preise der jeweils aktuellen Preisliste bzw. der Auftragsbestätigung.
Berechnungsgrundlage bildet die bei Auftragserteilung vorhandene Anzahl von Firmenprofilen nach den Selektionskriterien des Kunden. Es gilt die Mindestberechnungsmenge von 600 Firmenprofilen für amaweb. Die Freischaltung der Nutzungslizenz erfolgt nach Zahlungseingang.
 
Nutzung des Online-Tools „amaweb“ und Verwendung der Firmenprofile
Dem Kunden wird eine nicht exklusive und nicht übertragbare Nutzungslizenz zum Zugriff auf Firmen-Informationen gewährt. Diese Firmenprofile werden über das Online-Tool „amaweb“ zur Online-Nutzung bereitgestellt. Der Zugang zu amaweb wird für die vertraglich vereinbarte Nutzungsdauer freigeschaltet. Der Zugang erfolgt Passwort-geschützt und ist nur den bei ama registrierten Usern gestattet. Der Kunde muss den Lizenzgeber sofort von jedem nicht autorisierten Gebrauch oder Verbreitung irgendwelcher Daten informieren, von denen er Kenntnis hat. Die Einhaltung der Nutzungsbedingungen durch die festgelegten User obliegt der Verantwortung des Kunden. Innerhalb der üblichen Bürozeiten besteht die Möglichkeit, Passwörter sperren zu lassen, um den Kunden vor Missbrauch zu schützen. Die Firmenprofile stehen berechtigten Usern auch zum Download zur Verfügung.

Die Nutzung der zur Verfügung gestellten Firmenprofile/Adressen ist nur während der im Lizenzvertrag vereinbarten Nutzungsdauer gestattet. Eine darüber hinausgehende Nutzung ist nur durch den Erwerb einer Lizenzverlängerung möglich. Der Kunde übernimmt die Verantwortung, dass sämtliche Adressen nebst allen Zusatzinformationen nach Ablauf der Nutzungsdauer auf sämtlichen Speichermedien gelöscht bzw. vernichtet werden. Adressen von Personen, die auf Werbung des Kunden reagieren und Angebote anfordern oder eine Bestellung absetzen, dürfen unbeschränkt weiter verwendet werden. Diese Ausnahme gilt jedoch nicht für die Adressen von Teilnehmern an Preisausschreiben und jeder Art von Gewinnspielen.

Der Online-Zugang bzw. die Adressen dürfen nur von der in der Rechnung benannten Firma benutzt werden. Eine Veräußerung oder auch unentgeltliche Überlassung an Dritte ist unzulässig. Werbungsmittler sind verpflichtet, vor Weitergabe der Zugangsdaten die Namen und Anschrift des Kunden mitzuteilen, durch den der Zugang erfolgt bzw. die Adressen genutzt werden.

Es ist untersagt, die gelieferten Firmenprofile oder Teile davon, entgeltlich oder unentgeltlich an Dritte weiterzugeben. Ebenfalls unzulässig ist der Einsatz im Rahmen einer Verbundwerbung sowie die Veröffentlichung der Adressen im Internet. Die Beachtung dieser Bedingungen wird durch Einfügung von Kontrolladressen überwacht.

Die Adressen sind unter Beachtung der Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) zu verwenden. Dem Kunden obliegt die Verpflichtung, die wettbewerbsrechtliche Zulässigkeit seiner Werbemaßnahmen eigenverantwortlich zu überprüfen. Die Übermittlung einer Adresse mit Telefonnummer heißt nicht, dass die betreffende Person mit der telefonischen Ansprache zu Werbezwecken einverstanden ist. Das Risiko einer eventuellen Abmahnung trägt der Kunde.

Vertragsstrafe
Bei jeder einzelnen, auch fahrlässigen widerrechtlichen Benutzung einer Adresse ist der Kunde zur Zahlung einer Vertragsstrafe in Höhe des zehnfachen Entgelts der Gesamtrechnung verpflichtet, die für die Lieferung erteilt wurde, in der auch die vertragswidrig verwendeten Anschriften enthalten waren. Dabei kommt es nicht darauf an, wie viele Adressen aus der Rechnung missbräuchlich benutzt wurden. Unerheblich ist auch, ob der Verstoß vorsätzlich oder fahrlässig erfolgt. Der Kunde haftet auch für ein Verschulden seiner Angestellten.

Für den Nachweis des Verstoßes genügt die Vorlage einer Kontrolladresse.
Die Geltendmachung eines weitergehenden Schadensersatzanspruchs bleibt unberührt, wobei in diesem Fall die zu zahlende Vertragsstrafe auf die Schadensersatzforderung angerechnet wird.
 
Gewährleistung / Retouren
ama unternimmt alle notwendigen Anstrengungen, um die Genauigkeit und die Zuverlässigkeit der angebotenen Dienstleistungen zu gewährleisten. Aufgrund von Anschriftenänderungen sind Retouren (Sendungen mit postalischem Unzustellbarkeitsvermerk) jedoch unvermeidbar.

Wegen der besonderen Eigentümlichkeiten im Adressengeschäft wird keine Gewähr dafür übernommen, dass ein Adressat / Ansprechpartner das ist oder noch ist, wofür er sich bei der Erfassung oder der letzten Aktualisierung der Firmenprofile ausgegeben hat oder wofür er ausgegeben wurde. Da das Adressenmaterial ständigen Änderungen ausgesetzt ist und bereits die Adressquellen fehlerhaft sein können, wird trotz ständiger Überarbeitung und Aktualisierung der Daten keine Gewähr für die postalische Richtigkeit der Anschriften und die Vollständigkeit der jeweiligen Informationen zum Zeitpunkt der Auslieferung übernommen. Der Kunde hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit der überlassenen Firmeninformationen. Dies gilt insbesondere auch bei den Informationen in den Zusatzmodulen. Während der gesamten Nutzungsdauer werden kontinuierlich Daten erhoben, verändert und neu erfasst. Dadurch wird gewährleistet, dass der Befüllungsgrad der Module ständig steigt.

Mängel sind sofort nach bekanntwerden, spätestens aber innerhalb von dreißig Tagen nach Freischaltung der Firmenprofile in Schriftform mitzuteilen. Soweit gesetzlich zulässig, kann hingegen ama nicht haftbar gemacht werden, für irgendeinen Verlust oder jeglichen Schaden, der von einem Fehler, einer Ungenauigkeit oder Unterlassungen in den gelieferten Daten herrührt, ebenso wenig wie für alle möglichen Zugriffseinschränkungen, die mit technischen Problemen in angemessenem Rahmen entstehen können. Der Kunde wird ama nicht für Verluste und Schäden verantwortlich machen, die durch den direkten oder indirekten Gebrauch der Daten entstanden sind.
 
Schlussbestimmungen
Erfüllungsort ist Waghäusel. Gerichtsstand ist für sämtliche Rechtsstreitigkeiten, soweit der Auftraggeber Vollkaufmann ist, das Amtsgericht Philippsburg oder das Landgericht Karlsruhe. Es findet ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland Anwendung.
Sollte eine oder mehrere Klauseln dieser AGB unwirksam sein oder werden, so tritt an ihre Stelle die gesetzliche Regelung. Die Geltung der übrigen Klauseln bleibt hiervon unberührt.

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AMA BASIC MODUL:

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