Wie Ihnen ama-SalesView die DSGVO-konforme Ansprache des ITK-Marktes vereinfacht

Wie Ihnen ama-SalesView die DSGVO-konforme Ansprache des ITK-Marktes vereinfacht

8. Mai 2018 News

Bis zum 25. Mai 2018 bleibt den Unternehmen noch Zeit. Dann läuft die von der EU-Gesetzgebung eingeräumte, zweijährige Übergangsfrist für die Umsetzung der neuen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) aus. Allerdings sind viele Unternehmen noch weit davon entfernt, die komplexen Regelungen in der Praxis anzuwenden. Für die meisten Unternehmen bedeutet die Umsetzung aller Vorgaben der DSGVO einen erheblichen Aufwand. Schließlich müssen sie ihre Datenverarbeitungsprozesse nicht nur konform mit dem Datenschutz gestalten, sondern dies auch entsprechend dokumentieren.

Hinzu kommt die Unsicherheit darüber, wie genau die Regelungen in der Praxis auszulegen sind, damit man auf der sicheren Seite ist. Denn Rechtsprechungen, die Klarheit für bestimmte Sachverhalte bringen könnten, fehlen bisher. Diese Unsicherheit führt dazu, dass insbesondere Rechtsabteilungen in größeren Unternehmen zur Vorsicht raten, wenn es um das Handling personenbezogener Daten in Vertrieb und Marketing geht. So wird die Beschaffung von Firmen- und Adressdaten aus externen Quellen häufig noch als kritisch gesehen. Obwohl es grundsätzlich kein Problem darstellt, diese Daten extern einzukaufen und auch zu nutzen. Folgten die Vertriebsverantwortlichen diesem Rat, müssten sie im Grunde alle auf die aktive Marktbearbeitung zielenden Aktivitäten zurückstellen oder zumindest einschränken. Diese Vorgehensweise ist weder sinnvoll noch erforderlich. Denn es gibt durchaus Alternativen.

Auf der sicheren Seite mit externen Datenbanken

Eine in diesem Sinne prüfenswerte Option ist “ama SalesView”. Für alle Unternehmen, deren Legal-Abteilung besonders kritisch sind und Einschränkungen im Vertrieb und Marketing vermeiden wollen, ist das von ama entwickelte, webbasierte Vertriebstool eine rechtssichere Quelle für Marketing-Informationen. Informationsbandbreite und Funktionen von ama  SalesView sind auf die spezifischen Anforderungen der ITK-Branche abgestimmt.

Die Besonderheit des Tools: die Vertriebsmitarbeiter erhalten die für ihre Arbeit notwendigen Informationen via Web – direkt aus der mittels Interviews laufend aktualisierten bzw. angereicherten ama Database. Die Zeit für sonst zeitraubende Recherchen wird so auf ein Minimum reduziert. Darüber hinaus erhält der Vertrieb auch immer neue Verkaufsimpulse, etwa durch Informationen über ablaufende Lizenzverträge oder anstehende Projektvorhaben. Im Tool enthaltene CRM-Funktionen, wie etwa Alert, Monitoring und Wiedervorlage, sorgen dafür, dass alle Vertriebschancen auch tatsächlich wahrgenommen werden.

Unternehmen, die ad hoc Firmeninformationen für die Durchführung von Vertriebs- oder Marketing-Aktionen benötigen und zukaufen müssen, sind mit ama SalesView auf der sicheren Seite. Denn es ermöglicht eine DSGVO-konforme Datennutzung. Der Grund: Anwender, die ama SalesView erstmalig einsetzen, erhalten zwar vollen Zugriff auf 41.000 Firmenprofile, allerdings zunächst ohne die Möglichkeit diese Profile mit den vorliegenden, personenbezogenen Daten, sprich Ansprechpartnern, zu verknüpfen.  Dank einer übersichtlichen und damit leicht zu handhabenden Bedienoberfläche ist das Vertriebstool auch schnell im Vetriebsprozess implementiert und effektiv nutzbar.

Vertrieb und Marketing bleiben handlungsfähig – trotz DSGVO

Auch ohne explizite Kontaktdaten sind Vertrieb und Marketing voll handlungsfähig. Denn mit den direkt verfügbaren Firmenprofilen aus der ama Database und den darin enthaltenen Informationen sind detaillierte Marktanalysen ebenso möglich wie gezielte Zielgruppen-Recherchen. Das bedeutet, dass die zu den definierten Zielgruppen-Kriterien passenden Firmen bzw. Firmenprofile bis ins Detail analysiert und bewertet werden können, ohne dabei Datenschutzbelange zu tangieren. Erst zum Zeitpunkt der konkreten Kontaktaufnahme lassen sich die zu einem Firmenprofil gehörigen, personenbezogenen Daten, wie Name, Funktion und Kontaktdaten der Ansprechpartner, freischalten. Und erst ab diesem Moment greift die Informationspflicht nach DSGVO. Das bedeutet, erst zu diesem Zeitpunkt sind Unternehmen angehalten, dem jeweiligem Ansprechpartner mitzuteilen, dass dessen personenbezogene Daten im eigenen Unternehmen verarbeitet werden.

Wie ama SalesView in der Praxis funktioniert

ama SalesView ermöglicht tiefe Einblicke in die eigene Zielgruppe. Zur Vorbereitung von Vertriebskampagnen oder für Einzelabrufe durch das Key Account Management stehen rund 41.000 Unternehmens-Standorte zur Verfügung. Selektionen können nach PLZ, Branche, Betriebsgröße und ITK-spezifischen Merkmalen erfolgen. Sogar eine Auswahl nach Projekten ist möglich. Sind die für eine Kampagne grundsätzlich passenden Unternehmen gefunden, führen Detail-Analysen zu den wirklich attraktiven Zielkunden. Hierzu eignen sich etwa Informationen über bestehende Konzernverflechtungen des potenziellen Kunden oder über die dort aktuell eingesetzten IT-Anwendungen-/Lösungen.

In der Folgephase wird die Kontaktaufnahme weiter konkretisiert: durch die Identifikation der aus Vertriebsicht relevanten Ansprechpartner im Buying-Center. Allerdings sind zunächst nur deren Funktionen einsehbar. Erst nach Aktvierung eines Firmenprofils lassen sich die konkreten Ansprechpartner einblenden und auch exportieren –  und zwar einzeln. Wird ama SalesView auf diese Weise genutzt, trägt dies zur Datensparsamkeit im Sinne der DSGVO bei: Es werden nur die Personendaten (Namen) “verarbeitet”, die auch wirklich benötigt werden.

 

 

Aktive Unterstützung bei der Umsetzung von Betroffenenrechten

ama SalesView vereinfacht auch die technische Umsetzung: wurde beispielsweise telefonisch Kontakt zum vorab ausgewählten Ansprechpartner aufgenommen, genügt ein Klick auf den Button “Informationspflicht”. In der Folge generiert das System eine PDF mit allen Pflichtangaben nach DSGVO und dokumentiert dies auch gleich im Datensatz. Die PDF wird dann dem Ansprechpartner entweder per E-Mail oder per Post zugesandt. Unternehmen kommen auf diese Weise ihrer Informationspflicht nach Art. 13 DSGVO nach. Alternativ können die nötigen Informationen im Rahmen einer Kampagne – für ausgewählte Kontakte – auch direkt in die auszusendenden Werbeschreiben aufgenommen werden.

Ebenso unterstützt ama SalesView aktiv die Auskunftspflicht nach Art. 15 DSGVO. Verlangt ein Gesprächspartner vom Unternehmen Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten, genügt ein Klick auf den Button “Auskunftserteilung”. Im Anschluss wird wieder eine PDF generiert, die in übersichtlicher Form alle gespeicherten personenbezogenen Daten und Pflichtangaben enthält und sofort weitergeleitet werden kann. Selbstverständlich wird auch dieser Vorgang vom System dokumentiert.

Auch für den Fall, dass ein potenzieller Kunde von der Möglichkeit eines “Werbewiderspruch” oder eines “Löschungsanliegens” nach Art. 21 DSGVO Gebrauch macht: In ama SalesView wird der Kontakt im Datensatz als “Gesperrt” gekennzeichnet und damit gleichzeitig auch dokumentiert. Damit wird der jeweilige Interessent von allen künftigen Kampagnen bzw. Werbemaßnahmen ausgenommen (gesperrt).

Fazit

Mit ama SalesView stellen Unternehmen, die Adressdaten aus externen Quellen benötigen, alle nachgelagerten Marketing- und Vertriebsaktivitäten auf eine rechtlich sichere Basis. Neben der Gewissheit, den Vorgaben der DSGVO in vollem Umfang zu genügen, sichern sich die Vertriebsabteilungen mit ama SalesView auch einen signifikanten Informationsvorsprung vor ihren Wettbewerbern.

Informationsbreite von ama SalesView

Die Bandbreite der über ama SalesView verfügbaren Information ist groß:

Das Vertriebsteam hat Zugriff auf 41.000 Unternehmen mit 250.000 Ansprechpartnern in verschiedenen Rollen & Funktionen sowie Einsicht auf rund 1,1 Mio Produktinformationen zu eingesetzten und geplanten ITK-Lösungen. Jedes Unternehmens-profil enthält im Schnitt 5-6 Ansprechpartner aus IT, Geschäftsleitung, Marketing, Vertrieb, Produktion, Finance und anderen Bereichen. In Profilen größerer Standorte sind durchaus bis zu 20 Kontakte verfügbar.

Die wesentlichen – DSGV-relevanten Punkte im Überblick:

  • (Artikel 5 Absatz 1c DSGVO) – Datenminimierung: Personenbezogene Daten werden nur sehr sparsam verarbeitet. Eine Aktivierung der Kontakte erfolgt in dem Moment, wenn diese wirklich benötigt werden.
  • (Artikel 6 Absatz 1f DSGVO) – Die Datenverarbeitung ist zulässig, da man sich auf das berechtigte Interesse der Person berufen kann. Eigene Werbung und die damit in Verbindung stehende Datenverarbeitung, sind grundsätzlich legitime Anliegen und übertreffen bei einer Interessenabwägung (ErwGr 47) nicht die Schutzinteressen der Betroffenen.  Dies gilt grundsätzlich für ama Produkte und Dienstleistungen, unabhängig von der Lieferart über unterschiedliche Kanäle (online/offline)
  • (Artikel 12 bis 14 DSGVO) –  Die Informationspflicht wird im Einzelfall konkret und direkt erfüllt, indem man den (vorab aktivierten) Ansprechpartner direkt bei der Kontaktierung über die Datenverarbeitung informiert.
ama im Blick
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Allgemeine Geschäftsbedingungen
für Lizenzvertrag amaweb

Vertragsschluss
Der Vertrag mit dem Kunden kommt erst mit Erstellung der Auftragsbestätigung bzw. mit Ausführung des Auftrages zu Stande.
 
Zahlungsmodalitäten
Gültig sind die genannten Preise der jeweils aktuellen Preisliste bzw. der Auftragsbestätigung.
Berechnungsgrundlage bildet die bei Auftragserteilung vorhandene Anzahl von Firmenprofilen nach den Selektionskriterien des Kunden. Es gilt die Mindestberechnungsmenge von 600 Firmenprofilen für amaweb. Die Freischaltung der Nutzungslizenz erfolgt nach Zahlungseingang.
 
Nutzung des Online-Tools „amaweb“ und Verwendung der Firmenprofile
Dem Kunden wird eine nicht exklusive und nicht übertragbare Nutzungslizenz zum Zugriff auf Firmen-Informationen gewährt. Diese Firmenprofile werden über das Online-Tool „amaweb“ zur Online-Nutzung bereitgestellt. Der Zugang zu amaweb wird für die vertraglich vereinbarte Nutzungsdauer freigeschaltet. Der Zugang erfolgt Passwort-geschützt und ist nur den bei ama registrierten Usern gestattet. Der Kunde muss den Lizenzgeber sofort von jedem nicht autorisierten Gebrauch oder Verbreitung irgendwelcher Daten informieren, von denen er Kenntnis hat. Die Einhaltung der Nutzungsbedingungen durch die festgelegten User obliegt der Verantwortung des Kunden. Innerhalb der üblichen Bürozeiten besteht die Möglichkeit, Passwörter sperren zu lassen, um den Kunden vor Missbrauch zu schützen. Die Firmenprofile stehen berechtigten Usern auch zum Download zur Verfügung.

Die Nutzung der zur Verfügung gestellten Firmenprofile/Adressen ist nur während der im Lizenzvertrag vereinbarten Nutzungsdauer gestattet. Eine darüber hinausgehende Nutzung ist nur durch den Erwerb einer Lizenzverlängerung möglich. Der Kunde übernimmt die Verantwortung, dass sämtliche Adressen nebst allen Zusatzinformationen nach Ablauf der Nutzungsdauer auf sämtlichen Speichermedien gelöscht bzw. vernichtet werden. Adressen von Personen, die auf Werbung des Kunden reagieren und Angebote anfordern oder eine Bestellung absetzen, dürfen unbeschränkt weiter verwendet werden. Diese Ausnahme gilt jedoch nicht für die Adressen von Teilnehmern an Preisausschreiben und jeder Art von Gewinnspielen.

Der Online-Zugang bzw. die Adressen dürfen nur von der in der Rechnung benannten Firma benutzt werden. Eine Veräußerung oder auch unentgeltliche Überlassung an Dritte ist unzulässig. Werbungsmittler sind verpflichtet, vor Weitergabe der Zugangsdaten die Namen und Anschrift des Kunden mitzuteilen, durch den der Zugang erfolgt bzw. die Adressen genutzt werden.

Es ist untersagt, die gelieferten Firmenprofile oder Teile davon, entgeltlich oder unentgeltlich an Dritte weiterzugeben. Ebenfalls unzulässig ist der Einsatz im Rahmen einer Verbundwerbung sowie die Veröffentlichung der Adressen im Internet. Die Beachtung dieser Bedingungen wird durch Einfügung von Kontrolladressen überwacht.

Die Adressen sind unter Beachtung der Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) zu verwenden. Dem Kunden obliegt die Verpflichtung, die wettbewerbsrechtliche Zulässigkeit seiner Werbemaßnahmen eigenverantwortlich zu überprüfen. Die Übermittlung einer Adresse mit Telefonnummer heißt nicht, dass die betreffende Person mit der telefonischen Ansprache zu Werbezwecken einverstanden ist. Das Risiko einer eventuellen Abmahnung trägt der Kunde.

Vertragsstrafe
Bei jeder einzelnen, auch fahrlässigen widerrechtlichen Benutzung einer Adresse ist der Kunde zur Zahlung einer Vertragsstrafe in Höhe des zehnfachen Entgelts der Gesamtrechnung verpflichtet, die für die Lieferung erteilt wurde, in der auch die vertragswidrig verwendeten Anschriften enthalten waren. Dabei kommt es nicht darauf an, wie viele Adressen aus der Rechnung missbräuchlich benutzt wurden. Unerheblich ist auch, ob der Verstoß vorsätzlich oder fahrlässig erfolgt. Der Kunde haftet auch für ein Verschulden seiner Angestellten.

Für den Nachweis des Verstoßes genügt die Vorlage einer Kontrolladresse.
Die Geltendmachung eines weitergehenden Schadensersatzanspruchs bleibt unberührt, wobei in diesem Fall die zu zahlende Vertragsstrafe auf die Schadensersatzforderung angerechnet wird.
 
Gewährleistung / Retouren
ama unternimmt alle notwendigen Anstrengungen, um die Genauigkeit und die Zuverlässigkeit der angebotenen Dienstleistungen zu gewährleisten. Aufgrund von Anschriftenänderungen sind Retouren (Sendungen mit postalischem Unzustellbarkeitsvermerk) jedoch unvermeidbar.

Wegen der besonderen Eigentümlichkeiten im Adressengeschäft wird keine Gewähr dafür übernommen, dass ein Adressat / Ansprechpartner das ist oder noch ist, wofür er sich bei der Erfassung oder der letzten Aktualisierung der Firmenprofile ausgegeben hat oder wofür er ausgegeben wurde. Da das Adressenmaterial ständigen Änderungen ausgesetzt ist und bereits die Adressquellen fehlerhaft sein können, wird trotz ständiger Überarbeitung und Aktualisierung der Daten keine Gewähr für die postalische Richtigkeit der Anschriften und die Vollständigkeit der jeweiligen Informationen zum Zeitpunkt der Auslieferung übernommen. Der Kunde hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit der überlassenen Firmeninformationen. Dies gilt insbesondere auch bei den Informationen in den Zusatzmodulen. Während der gesamten Nutzungsdauer werden kontinuierlich Daten erhoben, verändert und neu erfasst. Dadurch wird gewährleistet, dass der Befüllungsgrad der Module ständig steigt.

Mängel sind sofort nach bekanntwerden, spätestens aber innerhalb von dreißig Tagen nach Freischaltung der Firmenprofile in Schriftform mitzuteilen. Soweit gesetzlich zulässig, kann hingegen ama nicht haftbar gemacht werden, für irgendeinen Verlust oder jeglichen Schaden, der von einem Fehler, einer Ungenauigkeit oder Unterlassungen in den gelieferten Daten herrührt, ebenso wenig wie für alle möglichen Zugriffseinschränkungen, die mit technischen Problemen in angemessenem Rahmen entstehen können. Der Kunde wird ama nicht für Verluste und Schäden verantwortlich machen, die durch den direkten oder indirekten Gebrauch der Daten entstanden sind.
 
Schlussbestimmungen
Erfüllungsort ist Waghäusel. Gerichtsstand ist für sämtliche Rechtsstreitigkeiten, soweit der Auftraggeber Vollkaufmann ist, das Amtsgericht Philippsburg oder das Landgericht Karlsruhe. Es findet ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland Anwendung.
Sollte eine oder mehrere Klauseln dieser AGB unwirksam sein oder werden, so tritt an ihre Stelle die gesetzliche Regelung. Die Geltung der übrigen Klauseln bleibt hiervon unberührt.

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