Bis zum 25. Mai 2018 bleibt den Unternehmen noch Zeit. Dann läuft die von der EU-Gesetzgebung eingeräumte, zweijährige Übergangsfrist für die Umsetzung der neuen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) aus. Allerdings sind viele Unternehmen noch weit davon entfernt, die komplexen Regelungen in der Praxis anzuwenden. Für die meisten Unternehmen bedeutet die Umsetzung aller Vorgaben der DSGVO einen erheblichen Aufwand. Schließlich müssen sie ihre Datenverarbeitungsprozesse nicht nur konform mit dem Datenschutz gestalten, sondern dies auch entsprechend dokumentieren.
Hinzu kommt die Unsicherheit darüber, wie genau die Regelungen in der Praxis auszulegen sind, damit man auf der sicheren Seite ist. Denn Rechtsprechungen, die Klarheit für bestimmte Sachverhalte bringen könnten, fehlen bisher. Diese Unsicherheit führt dazu, dass insbesondere Rechtsabteilungen in größeren Unternehmen zur Vorsicht raten, wenn es um das Handling personenbezogener Daten in Vertrieb und Marketing geht. So wird die Beschaffung von Firmen- und Adressdaten aus externen Quellen häufig noch als kritisch gesehen. Obwohl es grundsätzlich kein Problem darstellt, diese Daten extern einzukaufen und auch zu nutzen. Folgten die Vertriebsverantwortlichen diesem Rat, müssten sie im Grunde alle auf die aktive Marktbearbeitung zielenden Aktivitäten zurückstellen oder zumindest einschränken. Diese Vorgehensweise ist weder sinnvoll noch erforderlich. Denn es gibt durchaus Alternativen.
Auf der sicheren Seite mit externen Datenbanken
Eine in diesem Sinne prüfenswerte Option ist “View2Market“. Für alle Unternehmen, deren Legal-Abteilung besonders kritisch sind und Einschränkungen im Vertrieb und Marketing vermeiden wollen, ist das von ama entwickelte, webbasierte Vertriebstool eine rechtssichere Quelle für Marketing-Informationen. Informationsbandbreite und Funktionen von View2Market sind auf die spezifischen Anforderungen der ITK-Branche abgestimmt.
Die Besonderheit des Tools: die Vertriebsmitarbeiter erhalten die für ihre Arbeit notwendigen Informationen via Web – direkt aus der mittels Interviews laufend aktualisierten bzw. angereicherten ama Database. Die Zeit für sonst zeitraubende Recherchen wird so auf ein Minimum reduziert. Darüber hinaus erhält der Vertrieb auch immer neue Verkaufsimpulse, etwa durch Informationen über ablaufende Lizenzverträge oder anstehende Projektvorhaben. Im Tool enthaltene CRM-Funktionen, wie etwa Alert, Monitoring und Wiedervorlage, sorgen dafür, dass alle Vertriebschancen auch tatsächlich wahrgenommen werden.
Unternehmen, die ad hoc Firmeninformationen für die Durchführung von Vertriebs- oder Marketing-Aktionen benötigen und zukaufen müssen, sind mit View2Market auf der sicheren Seite. Denn es ermöglicht eine DSGVO-konforme Datennutzung. Der Grund: Anwender, die View2Market erstmalig einsetzen, erhalten zwar vollen Zugriff auf 41.000 Firmenprofile, allerdings zunächst ohne die Möglichkeit diese Profile mit den vorliegenden, personenbezogenen Daten, sprich Ansprechpartnern, zu verknüpfen. Dank einer übersichtlichen und damit leicht zu handhabenden Bedienoberfläche ist das Vertriebstool auch schnell im Vetriebsprozess implementiert und effektiv nutzbar.
Vertrieb und Marketing bleiben handlungsfähig – trotz DSGVO
Auch ohne explizite Kontaktdaten sind Vertrieb und Marketing voll handlungsfähig. Denn mit den direkt verfügbaren Firmenprofilen aus der ama Database und den darin enthaltenen Informationen sind detaillierte Marktanalysen ebenso möglich wie gezielte Zielgruppen-Recherchen. Das bedeutet, dass die zu den definierten Zielgruppen-Kriterien passenden Firmen bzw. Firmenprofile bis ins Detail analysiert und bewertet werden können, ohne dabei Datenschutzbelange zu tangieren. Erst zum Zeitpunkt der konkreten Kontaktaufnahme lassen sich die zu einem Firmenprofil gehörigen, personenbezogenen Daten, wie Name, Funktion und Kontaktdaten der Ansprechpartner, freischalten. Und erst ab diesem Moment greift die Informationspflicht nach DSGVO. Das bedeutet, erst zu diesem Zeitpunkt sind Unternehmen angehalten, dem jeweiligem Ansprechpartner mitzuteilen, dass dessen personenbezogene Daten im eigenen Unternehmen verarbeitet werden.
Wie View2Market in der Praxis funktioniert
View2Market ermöglicht tiefe Einblicke in die eigene Zielgruppe. Zur Vorbereitung von Vertriebskampagnen oder für Einzelabrufe durch das Key Account Management stehen rund 41.000 Unternehmens-Standorte zur Verfügung. Selektionen können nach PLZ, Branche, Betriebsgröße und ITK-spezifischen Merkmalen erfolgen. Sogar eine Auswahl nach Projekten ist möglich. Sind die für eine Kampagne grundsätzlich passenden Unternehmen gefunden, führen Detail-Analysen zu den wirklich attraktiven Zielkunden. Hierzu eignen sich etwa Informationen über bestehende Konzernverflechtungen des potenziellen Kunden oder über die dort aktuell eingesetzten IT-Anwendungen-/Lösungen.
In der Folgephase wird die Kontaktaufnahme weiter konkretisiert: durch die Identifikation der aus Vertriebsicht relevanten Ansprechpartner im Buying-Center. Allerdings sind zunächst nur deren Funktionen einsehbar. Erst nach Aktvierung eines Firmenprofils lassen sich die konkreten Ansprechpartner einblenden und auch exportieren – und zwar einzeln. Wird View2Market auf diese Weise genutzt, trägt dies zur Datensparsamkeit im Sinne der DSGVO bei: Es werden nur die Personendaten (Namen) “verarbeitet”, die auch wirklich benötigt werden.
